11.23.2 主要输出
1．采购管理计划
采购管理计划包含在采购过程中开展的各种活动。它应该记录是否要开展国际竞争性招标、国内竞争性招标、当地招标等。如果项目由外部资助，资金的来源和可用性应符合采购管理计划和项目进度计划的规定。采购管理计划可包括以下内容：
- · 如何协调采购与项目的其他工作，例如，项目进度计划的制订和控制；
- · 开展重要采购活动的时间表；
- · 用于管理合同的采购测量指标；
- ·与采购有关的干系人角色和职责，如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制；
- · 可能影响采购工作的制约因素和假设条件；
- · 司法管辖权和付款货币；
- · 是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准；
- · 风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险；
- · 拟使用的预审合格的卖方（如果有）等。
根据每个项目的需要，采购管理计划可以是正式或非正式的，也可以是非常详细或高度概括的。
2．采购策略
一旦完成自制或外购分析，并决定从项目外部渠道采购，就应制定一套采购策略。应该在采购策略中规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展。 1）交付方法 对专业服务项目和建筑施工项目，应该采用不同的交付方法，具体如下： ·专业服务项目的交付方法：主要涉及的项目类型包括买方或服务提供方不得分包、买方或服务提供方可以分包、买方和服务提供方设立合资企业、买方或服务提供方仅充当代表；
·工业或商业施工项目的交付方法：主要涉及的项目类型包括交钥匙式、设计-建造（DB）、设计-招标-建造（DBB）、设计-建造-运营（DBO）、建造-拥有-运营-转让（BO[O]{.underline}T）等。 2）合同支付类型 合同支付类型与项目交付方法无关，需要与采购组织的内部财务系统相协调。主要包括以下几种合同类型及其变种：总价、固定总价、成本加奖励费用、成本加激励费用、工料、目标成本及其他。
- · 总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况；
- · 成本补偿合同适用于工作不断演进、很可能变更或未明确定义的情况；
- · 激励和奖励费用可用于协调买方和卖方的目标。 3）采购阶段相关信息 采购策略也可以包括与采购阶段有关的信息，这些信息可能包括：
- · 采购工作的顺序安排或阶段划分，每个阶段的描述，以及每个阶段的具体目标；
- · 用于监督的采购绩效指标和里程碑；
- · 从一个阶段过渡到下一个阶段的标准；
- · 用于追踪采购进展的监督和评估计划；
- · 向后续阶段转移知识的过程。
3．采购工作说明书
依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。工作说明书会充分、详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。根据采购品的性质、买方的需求，或拟采用的合同形式，工作说明书的详细程度会有较大不同。工作说明书的内容包括规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。 采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。它需要说明所需的附加服务，例如，报告绩效，或对采购品的后续运营支持。在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议的一部分。 对于服务采购，可能会用"工作大纲（TOR）"这个术语。与采购工作说明书类似，工作大纲通常包括以下内容： - · 承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作；
- · 承包商必须达到的适用标准；
- · 需要提交批准的数据；
- · 由买方提供给承包商的，适用时，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单；
- · 关于初始成果提交和审查（或审批）的进度计划。
4．招标文件
招标文件用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书、投标或报价等术语；如果其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重要，则通常使用建议书之类的术语。具体使用的采购术语也可能因行业或采购地点而异。根据所需的货物或服务，招标文件可以是信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书，或其他适当的采购文件。使用不同文件的条件如下： ·信息邀请书（RFI）：如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书。随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书。
·报价邀请书（RFQ）：如果需要供应商提供关于将如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书。
·建议邀请书（RFP）：如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正式的"邀请书"文件，需要遵守与内容、时间表，以及卖方应答有关的严格的采购规则。 买方拟定的招标文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于买方对卖方应答进行评价。招标文件会包括规定的应答格式、相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款。 招标文件的复杂和详细程度应与采购的价值及相关的风险相符。招标文件既需要具备足够详细的信息，以确保卖方做出一致且适当的应答，同时又要有足够的灵活度，让卖方为满足相同的要求而提出更好的建议。