12.4.2 主要工具与技术
获取资源的工具主要包括决策、人际关系与团队技能、预分派以及虚拟团队。
1.决策
多标准决策分析可用于获取资源过程的决策,选择标准常用于选择项目的物质资源或项目团队。使用多标准决策分析工具制定出标准,用于对潜在资源进行评级或打分(例如,在内部和外部团队资源之间进行选择)。根据所选标准的相对重要性对其进行加权,加权值可能因资源类型的不同而发生变化。可使用的选择标准包括:
- · 可用性:确认资源能否在项目所需时段内为项目所用。
- · 成本:确认增加资源的成本是否在规定的预算内。
- · 能力:确认团队成员是否提供了项目所需的能力。
- · 经验:确认团队成员具备项目成功所需的相关经验。
- · 知识:团队成员是否掌握关于客户、执行过的类似项目和项目环境细节的相关知识。
- · 技能:确认团队成员拥有使用项目工具的相关技能。
- · 态度:团队成员能否与他人协同工作,以形成有凝聚力的团队。
- · 其他客观因素:团队成员的位置、时区和沟通能力。
2.人际关系与团队技能
适用于本过程的人际关系与团队技能一般为谈判。很多项目需要针对所需资源进行谈判,项目管理团队需要与下列各方谈判: - · 职能经理:确保项目在要求的时限内获得最佳资源,直到完成职责。
- · 执行组织中的其他项目管理团队:合理分配稀缺或特殊资源。
- ·外部组织和供应商:提供合适的、稀缺的、特殊的、合格的、经认证的或其他特殊的团队或物质资源。特别需要注意与外部谈判有关的政策、惯例、流程、指南、法律及其他标准。
3.预分派
预分派指事先确定项目的物质或团队资源,下列情况需要进行预分派: - · 在竞标过程中承诺分派特定人员进行项目工作;
- · 项目取决于特定人员的专有技能;
- ·在完成资源管理计划的前期工作之前,制定项目章程过程或其他过程已经指定了某些团队成员的工作。
4.虚拟团队
在互联网日益发达的今天,项目经理可以借助电子邮件、电话会议、社交媒体、网络会议和视频会议等沟通技术组建虚拟团队来提高获取人力资源的灵活性,例如,把不同物理地点的人招募到项目团队中。因为虚拟团队成员日常并不面对面集中办公,而是主要通过网络联系,所以他们之间的沟通和团队建设会更加困难。虚拟团队特别需要有效的沟通管理计划与真正的团队建设。应该在项目关键时点(如阶段开始或结束时)把虚拟团队成员召集在一起进行临时的集中办公(如开会),以加强团队建设。