12.5 建设团队
建设团队是提高工作能力、促进团队成员互动、改善团队整体氛围,以提高项目绩效的过程。本过程的主要作用是,改进团队协作、增强人际关系技能、激励员工、减少摩擦以及提升整体项目绩效。本过程需要在整个项目期间开展。图12-12描述本过程的输入、工具与技术和输出。
图12-12建设团队过程的输入、工具与技术和输出
项目经理应创建一个能促进团队协作的环境,并通过给予挑战与机会、提供及时反馈与所需支持,以及认可与奖励优秀绩效,不断激励团队。可实现团队高效运行的行为主要包括:
- · 使用开放与有效的沟通;
- · 创造团队建设机遇;
- · 建立团队成员间的信任;
- · 以建设性方式管理冲突;
- · 鼓励合作型的问题解决方法;
- · 鼓励合作型的决策方法等。
项目经理在全球化环境和富有文化多样性的项目中工作,团队成员通常来自不同的行业,讲不同的语言,有时甚至会在工作中使用一种特别的"团队语言"或文化规范,而不是使用他们的母语;项目管理团队应该利用文化差异,在整个项目生命周期中致力于发展和维护项目团队,并促进在相互信任的氛围中充分协作;通过建设项目团队,可以改进人际技巧、技术能力、团队环境及项目绩效。在整个项目生命周期中,团队成员之间都要保持明确、及时、有效(包括效果和效率两个方面)的沟通。建设项目团队的目标包括:
- ·提高团队成员的知识和技能:以提高他们完成项目可交付成果的能力,并降低成本、缩短工期和提高质量。
- · 提高团队成员之间的信任和认同感:以提高士气、减少冲突和增进团队协作。
- · 创建富有生气、凝聚力和协作性的团队文化:一是提高个人和团队生产率,振奋团队精神,促进团队合作;二是促进团队成员之间的交叉培训和辅导,以分享知识和经验。
- · 提高团队参与决策的能力:使他们承担起对解决方案的责任,从而提高团队的生产效率,获得更有效和高效的成果等。 有一种关于团队发展的模型叫塔克曼阶梯理论,在该理论中提出团队建设通常要经过形成阶段、震荡阶段、规范阶段、成熟阶段和解散阶段。通常这五个阶段按顺序进行,有时团队也会停滞在某个阶段或退回到较早的阶段;而如果团队成员曾经共事过,项目团队建设也可跳过某个阶段。
- (1)形成阶段。团队成员相互认识,并了解项目情况及他们在项目中的正式角色与职责。在这一阶段,团队成员倾向于相互独立,不一定开诚布公。
- (2)震荡阶段。团队开始从事项目工作、制定技术决策和讨论项目管理方法。如果团队成员不能用合作和开放的态度对待不同观点和意见,团队环境可能变得事与愿违。
- (3)规范阶段。团队成员开始协同工作,并调整各自的工作习惯和行为来支持团队,团队成员会学习相互信任。
- (4)成熟阶段。团队就像一个组织有序的单位那样工作,团队成员之间相互依靠,平稳高效地解决问题。
- (5)解散阶段。团队完成所有工作,团队成员离开项目。通常在项目可交付成果完成之后,或者,在结束项目或阶段过程中,释放人员,解散团队。 某个阶段持续时间的长短,取决于团队活力、团队规模和团队领导力。项目经理应该对团队活力有较好的理解,以便有效地带领团队经历所有阶段。 建设团队过程的主要输入为项目管理计划和项目文件,主要输出为团队绩效评价。